Con el fin de contar con una adecuada clasificación, tratamiento, custodia y resguardo de los expedientes que se encuentran en el archivo institucional, el Ministerio Público lleva adelante la reestructuración de su archivo físico además de la sistematización y digitalización de los expedientes.
“El proyecto de reestructuración del archivo central del Ministerio Público surge luego de evidenciar que el fondo documental generado por cada fiscalía departamental no sigue un correcto tratamiento archivístico, ante esta situación surge la necesidad de implementar procedimientos específicos que unifiquen el trabajo dentro de los archivos institucionales establecidos en la norma nacional e internacional, de las que se ha rescatado ciertas características que serán usadas para poder clasificar, codificar y digitalizar estos documentos que serán subidos al registro virtual del Ministerio Público de modo que pueda ser conservado y custodiado de manera correcta”, sostuvo la encargada de Archivo y Custodia Fiscal de la Fiscalía General del Estado, Leyla Murillo.
A partir del 2018, el Ministerio Público llevó adelante un trabajo de recuperación de documentos que fueron encontrados en situación de abandono y deterioro en las fiscalías departamentales, situación que provocó la retardación en la atención a los usuarios que solicitaban los expedientes para su consulta.
La reestructuración del archivo se inició en la Fiscalía Departamental de Potosí, donde los responsables de archivo armaron, de manera artesanal, un taller para realizar el trabajo manual de limpieza, clasificación y codificación de los expedientes.
“En Potosí no se contaba con un archivo, solo existía un depósito de los cuadernos de investigación que se encontraban en sacos y cajones en un total desorden y abandono, afectando a los usuarios que tenían que realizar el desarchivo de sus casos y peregrinaban por meses. A partir de octubre de 2018, se trabajó en la recuperación de la documentación que se extravió o deterioró en el transcurso de los años, después se organizó y enumero por gestiones logrando tener un archivo ordenado, pero ahora surgen otras necesidades con el fin de conservar y resguardar estos documentos tanto en físico como en digital. Con este proyecto vamos a seguir mejorando nuestro servicio a los usuarios, principalmente en la búsqueda y entrega de documentos, estamos muy emocionados porque ahora se realizará un trabajo más técnico en archivos”, sostuvo la Fiscal Departamental de Potosí, Roxana Choque.
Los principales beneficios de la reestructuración del archivo del Ministerio Público son la liberación de espacios físicos, archivos ordenados y resguardados en físico y digital al alcance del servidor público encargado de archivos, quien podrá brindar los servicios al usuario de una manera más eficiente, rápida y oportuna.
El trabajo de reestructuración del archivo inició en las Fiscalías Departamentales de Potosí y La Paz. La implementación será de manera gradual en las demás regiones.